Định dạng đẹp nhất cho cover letter hành chính
Khả năng quản lý ngăn nắp là yếu tố cốt lõi của chuyên gia hành chính, vì vậy hãy thể hiện tài năng của bạn thông qua cover letter có định dạng tốt. Cover letter của bạn nên có:
- Phần đầu trang cover letter
- Chào hỏi / lời chào
- Phần giới thiệu cover letter
- Đoạn giữa (thân bài)
- Đoạn kết của cover letter (kết luận và kêu gọi hành động)
Các mục này là tiêu chuẩn chung, nhưng những nội dung trong đó phải có sự khác biệt. Trước khi bắt đầu, hãy xem xét từng công ty mà bạn dự định ứng tuyển. Tìm hiểu về văn hóa và sứ mệnh của công ty. Tìm hiểu xem bạn sẽ làm việc với bao nhiêu người, nếu có thể. Tất cả thông tin này sẽ quyết định tới giọng điệu và thông điệp bạn lựa chọn.
Lời khuyên của chuyên gia: Cover letter là các tài liệu cá nhân
Điều đó có nghĩa là gì? Không phải là bạn chỉ tạo một bức thư chung, nhưng phải tạo các bản khác nhau cho mỗi công ty. Tại sao? Có hai lý do chính:
- Mỗi công việc đều khác nhau và mỗi cover letter hành chính phải phản ánh rõ điều đó
- Bạn cần tính đến ATS trong từng phần của đơn xin việc, chứ không chỉ trong CV, vì vậy hãy sử dụng cả những từ khóa và cụm từ đó trong thư của bạn.
Mỗi khi nộp đơn xin một công việc mới, hãy xem lại cover letter và thay đổi chỗ cần thiết để đáp ứng nhu cầu của nhà tuyển dụng tiềm năng.
Hướng dẫn toàn diện về cover letter là tài liệu tuyệt vời để đọc những lời khuyên chung về cách viết cover letter, phần còn lại của văn bản này đi sâu hơn vào từng đoạn văn và cách biên soạn tốt nhất.
Ví dụ về mẫu tham khảo CV hành chính dưới đây cung cấp tổng quan về cách tạo đơn xin việc:
Phần đầu trang cover letter
Tận dụng tối đa yếu tố thiết kế duy nhất trong cover letter dành cho nhân viên hành chính. Nhân viên hành chính luôn phải thể hiện hình ảnh chuyên nghiệp ở văn phòng. Phần đầu trang hấp dẫn sẽ giúp bạn xây dựng hình ảnh đó ngay từ đầu.
Đó là một lợi ích khác của phần đầu trang, với mục đích chính là thể hiện thông tin liên hệ của bạn. Phần này phải có tên, email và số điện thoại liên hệ thuận lợi nhất và phải thật dễ đọc.
Dù bạn muốn tạo hình ảnh đáng nhớ ở phần đầu trang, nhưng trên hết hãy đảm bảo phần đó thật dễ đọc. Không nên để điều gì ảnh hưởng đến mục tiêu của bạn ở phần này. Bạn viết lá thư này để có được cuộc phỏng vấn, vì vậy hãy giúp nhà tuyển dụng dễ dàng lên lịch với bạn.
Lời khuyên của chuyên gia : Sẵn sàng cho cuộc phỏng vấn sàng lọc qua điện thoại hoặc cuộc họp video. Chuẩn bị cho những điều này như cách chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn trực tiếp. Điều thú vị khi phỏng vấn qua điện thoại là bạn không cần phải ăn mặc trang trọng và bạn có thể để một số ghi chú trước mặt để dễ nhớ.
Mục đích của phần này: Tạo dựng hình ảnh là người chuyên nghiệp có óc tổ chức và đảm bảo thông tin liên hệ của bạn luôn ở vị trí hàng đầu.
Phần chào hỏi trong cover letter
Phần chào hỏi của cover letter hành chính chỉ có một vài từ nhưng lại rất quan trọng. Tại sao? Mọi người cảm thấy thích thú khi được người khác gọi bằng tên của mình. “Đối với mọi người, tên gọi là âm thanh ngọt ngào nhất, quan trọng nhất trong bất kỳ ngôn ngữ nào,” Dale Carnegie, bậc thầy về cải thiện bản thân và đào tạo doanh nghiệp từng nói.
Đó là lý do tại sao bạn nên bắt đầu bằng cách sử dụng tên gọi của người quản lý tuyển dụng, hoặc nếu bạn có thể tìm ra, tên sếp tương lai của bạn. Trừ khi bạn biết chắc rằng cách mở đầu thông thường như “chào bạn”, “chào anh/chị” là phù hợp, còn không thì hãy sử dụng cách nói trang trọng hơn: “Kính gửi Ông/Bà/ Họ Tên” và kiểm tra ba lần xem bạn có viết đúng chính tả và kính ngữ không.
Nếu không thể tìm ra tên của người chịu trách nhiệm tuyển dụng, thì dùng cụm từ “người phụ trách” cũng không sao. Có thể dùng “Kính gửi phòng ban _____” nếu bạn biết điều đó phù hợp với văn hóa doanh nghiệp.
Văn bản mẫu cover letter dưới đây có nội dung “Kính gửi Ông/Bà Họ Tên,” bởi vì đây là cách chào hỏi truyền thống phổ biến.
Mục đích của lời chào trong cover letter: Hãy cố thu hút sự chú ý của nhà tuyển dụng bằng cách tìm hiểu tên của họ và sử dụng để thu hút họ.
Phần giới thiệu trong cover letter
Vai trò của nhân viên hành chính luôn thay đổi. Trợ lý Trí tuệ nhân tạo (AI) có thể đảm nhiệm một số công việc từng được làm theo cách thủ công. Một bản cover letter hành chính ấn tượng sử dụng phần giới thiệu để làm nổi bật những gì bạn có thể làm mà AI không thể.
Theo dõi khách hàng, có kỹ năng lên chương trình, ứng xử phù hợp với các tính cách và ưu tiên của văn phòng và thậm chí giải thích sự cố của máy tính dữ liệu là tất cả những kỹ năng mà AI không thể làm được theo nhận định của FastFuture. Tập trung phần giới thiệu của bạn vào các nhiệm vụ trình độ cao này và cho thấy bạn đang học để phục vụ cho vai trò trong tương lai. Bạn chỉ phải trả lời câu hỏi: "Tại sao tôi nên thuê bạn?" bằng cách làm rõ giá trị của bạn vượt xa việc trả lời điện thoại hoặc lên lịch họp.
Nếu bạn không thể thuyết phục nhà tuyển dụng ở phần này rằng bạn là sự bổ sung tuyệt vời cho đội nhóm, thì bạn sẽ không được chọn.
Mục đích của phần giới thiệu trong cover letter: Chỉ ra những kỹ năng cao cấp khiến bạn là phần giá trị gia tăng đích thực cho công ty.
Phần giữa (phần thân) của cover letter hành chính
Bạn đã khiến họ kinh ngạc với thông điệp chính, ở phần này, bạn có cơ hội để củng cố điều đó bằng những ví dụ nổi bật trong sự nghiệp. Giải thích lý do bạn muốn làm công việc cụ thể này, sau đó dùng những thành công trong sự nghiệp để chỉ ra cách bạn sẽ không chỉ giữ cho văn phòng hoạt động trơn tru mà còn có khả năng cải thiện quy trình và đảm nhận các nhiệm vụ mới.
Khi bạn biên soạn những điều tốt nhất trong sự nghiệp của mình, hãy dẫn chứng dịp bạn có thể xoay xở cả tá nhiệm vụ trong chốc lát, nếu không kịp thì văn phòng sẽ gặp vấn đề! Có thể là sự phóng đại (có thể không) nhưng bạn phải chứng minh bạn có thể tự tin xử lý những tình huống khó khăn nhất.
Lời khuyên của chuyên gia : Sử dụng dấu chấm đầu dòng là cách tuyệt vời để làm nổi bật những thành công quan trọng: Tiết kiệm không gian (bạn có thể loại bỏ các cụm từ không cần thiết, chẳng hạn như “ở vị trí gần đây nhất của tôi, tôi đã có thể” và bắt đầu ngay với từ hành động của bạn) và chia nhỏ các loại lớn.
Thể hiện cá tính qua cả những câu chuyện bạn chọn và ngôn ngữ sử dụng. Ngoài ra, hãy nhớ rằng phần thân của bức thư cũng cho bạn cơ hội để thêm chi tiết và dữ liệu không phù hợp để ghi trong CV.
Đọc văn bản mẫu cover letter dưới đây để biết cách thực hiện.
Mục đích của phần nội dung trong cover letter: Khiến nhà tuyển dụng ấn tượng hơn về bạn là người đa năng, luôn bình tĩnh trước áp lực và thể hiện chút tính cách.
Cách kết thúc cover letter hành chính (kết luận và kết thúc)
Cover letter hành chính đáng nhớ kết thúc bằng ấn tượng tích cực khiến nhà tuyển dụng khẳng định rằng bạn xứng đáng với cuộc phỏng vấn đó. Thể hiện bạn tự tin kiểm soát được văn phòng và sẽ giúp công việc của tất cả những người bạn hỗ trợ trở nên dễ dàng hơn.
Trình bày lại lý do bạn sẽ rất phù hợp với công việc. Sau đó, thêm phần mang tính cá nhân hơn. Hãy thử trình bày chi tiết lý do bạn muốn làm việc cho công ty (khen ngợi một chút cũng không hại gì nhưng đừng xu nịnh quá) hoặc bày tỏ sự hài lòng mà bạn cảm thấy khi hoàn thành tốt công việc. Để lại một điều gì đó chưa đề cập đến là một câu hỏi tuyệt vời cho cuộc phỏng vấn của bạn.
Kết thúc bằng lời đề nghị phỏng vấn một cách tôn trọng và kết thúc bằng từ “Trân trọng” hoặc “Kính thư.”
Mục đích của phần này: Nhắc nhà tuyển dụng tại sao bạn là ứng viên xuất sắc và đưa ra đề nghị được phỏng vấn.
