Cách viết cover letter: hướng dẫn từ chuyên gia [2023]

Không ít người tìm việc toát mồ hôi lạnh khi suy nghĩ về cách viết cover letter (thư xin việc). Viết thư xin việc không hề giống với viết CV. Bạn cần thể hiện được đôi nét tính cách và tạo phong cách cho các cuộc trò chuyện trong tương lai. 

Hướng dẫn này sẽ đưa ra bí quyết và kỹ thuật viết thư xin việc khiến nhà tuyển dụng nhanh chóng gửi lời mời tới bạn. Bất kể bạn viết cover letter ứng tuyển công việc dành cho sinh viên mới ra trường hay vị trí quan trọng trong hội đồng quản trị, chúng tôi đều có giải pháp:

• Khám phá định dạng cover letter
• Tại sao cần viết cover letter?
• Cách mở đầu cover letter
• Viết nội dung cover letter
• Cách kết thúc cover letter
• Cách viết cover letter và lỗi cần tránh

Khám phá “lý do” thực sự nên viết cover letter

Đối với nhiều nhà tuyển dụng, cover letter là nơi bộc lộ tính cách và niềm đam mê khó có thể tìm thấy trong CV do hạn chế về mặt hình thức. Khi có một trang trắng, bạn có thể thỏa thích viết điều mình thích. Cover letter ấn tượng sẽ khai thác được “lý do” thực sự khi ứng tuyển. Đây là không gian để ứng viên chia sẻ trực tiếp với nhà tuyển dụng mà không bị hạn chế về hình thức. Ví dụ: tất cả chúng ta đều bị ảnh hưởng bởi Covid-19 nên không khó để trình bày lý do bạn quyết định ứng tuyển vị trí nhân viên truy vết người tiếp xúc vào cover letter.

Khám phá định dạng cover letter

Tuy cấu trúc cơ bản của hầu hết thư xin việc đều giống nhau, nhưng định dạng lại có vô số sắc thái. Toàn bộ nội dung blog tiếp sau đây sẽ trình này chi tiết về định dạng cover letter. Để bắt đầu, hãy xem ví dụ về cover letter của CVapp.vn gồm các phần như sau:

• Phần đầu trang
• Lời chào
• Giới thiệu
• Thân bài
• Kết luận

Tại sao cần viết cover letter?

Cover letter bổ sung cho điểm yếu của CV bằng cách giải thích về khoảng trống trong sự nghiệp, nêu thêm ngữ cảnh và tạo dựng điểm gắn kết cảm xúc với nhà tuyển dụng. Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, cover letter giúp ứng viên nổi bật trên thị trường việc làm cạnh tranh ngày nay.

Cover letter cũng quan trọng như CV. Sự thật là vậy!

Khảo sát của Jobvite năm 2015 cho biết tỷ lệ đọc cover letter chỉ vỏn vẹn 10%. Nếu bạn cho rằng người ta chỉ đọc cover letter nếu ưng ý CV thì liệu một ứng viên nặng ký có thực sự cần viết không? 

Liệu bạn có biết có bao nhiêu người nộp đơn trong may rủi vào những vị trí có xác suất trúng rất thấp hoặc bằng không? Nhiều vô kể. Bây giờ hãy phân tích con số 10% cover letter được đọc. Sẽ rất hấp dẫn đấy!

Trường hợp duy nhất không nên gửi cover letter là khi bản mô tả công việc nêu rõ như vậy. Nếu không, hãy bắt đầu suy nghĩ về cách viết cover letter. 

Cách mở đầu cover letter

Phần đầu cover letter gồm ba yếu tố. Phần đầu trang, lời chào và phần giới thiệu. Mỗi yếu tố đều có mục đích và chức năng riêng, chúng ta sẽ khám phá cách viết cover letter ngay sau đây.

Nếu bạn đang đăm chiêu nhìn màn hình trống và tự hỏi mở đầu thư xin việc như thế nào thì hãy yên tâm, bạn không cô đơn. Hẳn trong đầu bạn sẽ lập tức nảy ra vài câu hỏi làm thế nào để bắt đầu:

• Phần đầu trang nên viết gì?
• Viết lời chào như thế nào?
• Phần giới thiệu nên viết gì?
• Nên sử dụng giọng văn như thế nào cho thư xin việc?
• Làm thế nào để chắc chắn thư liên quan đến mô tả công việc?

Đừng bỏ qua phần đầu trang của thư xin việc

Nếu bạn nằm trong diện cân nhắc được mời phỏng vấn thì bạn cần dứt điểm ngay. Hệ thống theo dõi ứng viên sẽ đòi hỏi phải có thông tin liên hệ (bao gồm họ tên, số điện thoại, email và thậm chí cả hồ sơ LinkedIn nếu cần) ở phần đầu trang (hoặc ở bên cạnh phần này, tùy theo thiết kế của cover letter) và thậm chí khoảng trống ở phần đầu trang cũng sẽ khiến người đọc khựng lại trước khi nhận ra điểm hay trong thư của bạn.

Cách viết lời chào cho cover letter

Tuy chúng tôi đã đề cập đến nội dung này rất nhiều lần trong các hướng dẫn viết cover letter khác nhau, nhưng việc thực hiện chính xác những điều đơn giản luôn quan trọng để tránh gây xao lãng. Tìm ra lời chào hỏi phù hợp cộng với tên (hoặc tên bộ phận) là chìa khóa tạo nên mở đầu thuận lợi.

Nên bắt đầu với các kiểu chào như “Kính gửi Ms. Lan” hay “Kính gửi Bộ phận Tuyển dụng” hoặc “Kính gửi Công ty ABC”. Ngoài ra, “Tập thể công ty ABC thân mến” hoặc “Thưa Công ty ABC” có lẽ sẽ phù hợp hơn với công ty đề cao văn hóa gần gũi. Tương tự như đi uống trà chanh thì đừng nên mặc vest, lời chào nên phù hợp với văn hóa.

Cách viết phần giới thiệu cho cover letter

Sau màn chào hỏi, đoạn đầu tiên chính là lúc bạn cần nghiêm túc. Phần giới thiệu cover letter của bạn có thực sự xứng đáng để gia nhập cuộc đua tìm việc này? Hãy viết thật ấn tượng, ngắn gọn và hấp dẫn. 

Gây ấn tượng bằng thành tích vượt trội, thêm vào những con số để tạo dấu ấn hết mức hoặc nhắc đến một công ty nổi bật mà bạn từng làm việc hoặc cách bạn được trao thưởng. Quan trọng nhất vẫn là thư phải liên quan đến vị trí đang tuyển. Bạn cần kích thích nhà tuyển dụng muốn đọc thêm. Tuy đôi ba dòng không thể nói lên toàn bộ sự nghiệp, nhưng bạn phải khiến họ muốn mời bạn phỏng vấn.

Đoạn giới thiệu của cover letter sẽ khiến nhà tuyển dụng tương lai của bạn muốn biết thêm. Dù bạn chia sẻ một đóng góp lớn, thổ lộ câu chuyện riêng hay chỉ đơn giản là nêu bật bề dày kinh nghiệm thì cũng phải viết thật ấn tượng.

1. Đóng góp của bạn là gì và được công nhận ra sao?

“Với kinh nghiệm tham gia thiết kế và sản xuất hơn 35 loại thiết bị được hàng triệu bệnh nhân sử dụng trong thập kỷ qua, gần đây, tôi đã được Engineering News bầu chọn là một trong năm kỹ sư cơ khí hàng đầu trong lĩnh vực thiết bị y tế.”

2. Thêm chút chia sẻ cá nhân để thể hiện cách bạn tạo nên khác biệt

Bản thân là người mắc chứng khó đọc nhẹ nhưng không được chẩn đoán trong suốt thời thơ ấu, tôi hiểu cảm giác đấu tranh âm thầm như thế nào. Mỗi đứa trẻ đều có những vấn đề riêng, dù là lớn hay nhỏ, với tư cách là một trợ giảng tiểu học, tôi sẽ vận dụng các kỹ năng cũng như trái tim thấu cảm của mình để giúp các em thuận lợi tiến bộ.

Phần thân bài trong cover letter

Sau khi viết xong phần mở đầu thật ấn tượng, bạn có thể thoải mái chia sẻ các khía cạnh trong câu chuyện sự nghiệp mà bạn cảm thấy phù hợp nhất với vai trò trong phần thân bài (đoạn giữa của cover letter).

Viết các đoạn giữa của cover letter dựa trên yêu cầu công việc. Mô tả lợi thế đặc biệt khi tuyển dụng bạn. Đưa ra dẫn chứng để chứng minh và tăng độ tín nhiệm cho khẳng định của bạn. 

Một vài đoạn văn này sẽ được xem là phần chính của đơn xin việc. Lựa chọn dẫn chứng và từ ngữ kỹ càng. Trong cover letter ứng tuyển vị trí truy vết người tiếp xúc, bạn cần chia sẻ những ví dụ về nhiệm vụ khó khăn từ đầu cho đến khi hoàn thành, dựa vào khả năng quan sát nhạy bén để nêu ra chi tiết và niềm tin vững chắc vào những gì đang làm.

Sử dụng gạch đầu dòng cho phần này có thể tạo ấn tượng mạnh và cho phép bạn trình bày nhiều thành tích khác nhau trong một đoạn ngắn. Đừng ngại sử dụng phông chữ in đậm trong các phần đầu của cover letter để thu hút sự chú ý. Một trang giấy toàn chữ thực sự rất khó đọc và xử lý thông tin.

1. Chia sẻ động lực khiến bạn quyết định ứng tuyển.

Từ trước tới nay, tôi luôn tha thiết mong muốn được giúp đỡ những người lớn có chẩn đoán tâm thần tái hòa nhập cộng đồng sau nhiều ngày nhập viện. Mong muốn này xuất phát từ tận đáy lòng vì mẹ tôi mắc chứng tâm thần phân liệt nhẹ suốt đời.

2. Khơi gợi bất cứ điều gì bạn muốn thảo luận trong buổi phỏng vấn tiềm năng.

Chính vị giác tinh tế trong việc xác định các tổ hợp đơn vị (có được sau 18 tháng đi du lịch ở Viễn Đông) và tinh thần đổi mới đã giúp tôi trở nên khác biệt. Tôi rất muốn chia sẻ cách tôi nấu món Galbi lấy cảm hứng từ Hàn Quốc-Mexico với quý vị.

3. Viết dựa trên mong đợi của nhà tuyển dụng.

Bên cạnh các thử thách khác, công ty mong đợi các thực tập sinh phân tích mức độ phủ sóng tin tức, quản lý các chiến dịch truyền thông xã hội của khách hàng và viết thông cáo báo chí hấp dẫn. Công ty muốn họ có khả năng phân tích sắc bén, cách tiếp cận khôn khéo để tối đa hóa phạm vi tiếp cận xã hội và tạo phong cách giao tiếp cuốn hút.

Cách ghi thành tích vào cover letter

Đừng biến cover letter thành danh sách vai trò hoặc nhiệm vụ từng đảm nhận. Bạn nên viết về những thành tích và cách đạt được thành tích đó. Viết thành tích ra sao trong thư xin việc là một câu hỏi hóc búa khiến nhiều người tìm việc bối rối. Hãy tham khảo vài lời khuyên hữu ích và một số động từ hành động phù hợp để vượt qua thử thách này.

• Làm thế nào để chứng minh rằng bạn có thể hoàn thành KPI cho vai trò tương lai?
• Bạn muốn chia sẻ thêm về điều gì trong buổi phỏng vấn?
• Bạn đã đảm nhận những nhiệm vụ gì và kết quả giúp ích thế nào cho công ty?
• Bạn có thể chia sẻ những kiểu thành tựu nào?
• Làm thế nào để viết cover letter bằng các động từ hành động mạnh.
• Khoảng thời gian và bối cảnh của thành tựu thì sao?

Thành tựu trong cover letter thường gồm 3 phần:

• Động từ hành động để chứng minh kỹ năng.
• Nhiệm vụ cụ thể đã hoàn thành.
• Kết quả bằng con số đối với công ty.

Hãy chọn lọc. Chỉ nên chia sẻ những thành tựu liên quan nhất. Bạn chắc chắn sẽ trao đổi sâu hơn về những điều này trong buổi phỏng vấn.

Chọn động từ hành động hay nhất cho cover letter

Những thành tựu ấn tượng nhất luôn bắt đầu bằng một động từ hành động độc đáo. Chúng tôi đã lựa chọn hơn 300 động từ có tác động mạnh nhất trong 15 danh mục khác nhau để giúp bạn tìm ra chân ái.

• Sử dụng các từ có tính liên tưởng để nâng tầm thành tựu
• Tránh ngôn từ sáo rỗng hoặc thụ động, qua đó, khiến cover letter của bạn đặc biệt
• Sử dụng động từ tương tự như trong mô tả công việc nhưng “tốt hơn”

Tận dụng tối đa các gạch đầu dòng trong cover letter

Gạch đầu dòng trong thư xin việc rất hữu ích để phần giới thiệu có sức thuyết phục. Khi giới thiệu thành tựu của mình với nhà tuyển dụng tiềm năng (mà bạn rất thích) thì cách tốt nhất là nêu những điều đo lường được vào cover letter.

Khi nhà tuyển dụng thấy các gạch đầu dòng trong cover letter, họ sẽ muốn đọc các con số và tỷ lệ phần trăm ấn tượng. Đây có lẽ là phần để lại dấu ấn sâu sắc nhất trong tâm trí họ. Cùng xem vài ví dụ sau:

• Tỷ lệ sẵn hàng trên giá trung bình là 99,2% và tỷ lệ hao hụt ổn định ở mức dưới 0,5% (chỉ tiêu là 1%).
• Xây dựng hệ thống từng đoạt giải thưởng dùng để theo dõi hoạt động và lập hóa đơn trên đám mây cho hơn 800 nhân viên thời vụ.
• Trưởng nhóm phân tích trong thương vụ M&A trị giá 850 triệu USD về mua lại tài nguyên thiên nhiên của Hoa Kỳ/Ả Rập.
• Mức tăng trưởng doanh số bán hàng hàng năm đạt 120% nhờ tăng 50% số lượng khách hàng và 30% giá trị trung bình mỗi giao dịch (ATV).

Sau khi đọc các gạch đầu dòng của bạn, nhà tuyển dụng sẽ thầm gật đầu và hình dung những gì bạn có thể mang lại cho họ. Nếu không đủ thú vị thì bạn không nên viết vào.

Cách kết thúc cover letter

Kết thúc cover letter bằng lời kêu gọi hành động. Thay vì kết thúc hời hợt thiếu hấp dẫn, bạn cần suy nghĩ thật nhiều về cách kết thúc thư xin việc như khi viết phần giới thiệu và phần thân.

• Bạn có thể bộc lộ thêm tâm tư khi viết phần kết.
• Điều quan trọng là phải chọn đúng lối viết để kết thúc hợp lý.
• Bạn muốn nhà tuyển dụng cảm thấy thế nào sau khi đọc xong?
• Chẳng có gì phải ngại khi bạn mong được tham gia phỏng vấn.
• Có thể sử dụng từ gì thay cho “Trân trọng”?

1. Hãy chắc chắn chọn những nét tính cách phù hợp với vai trò tương lai

Tôi là thành viên tận tâm của nhóm với khả năng lên kế hoạch tỉ mỉ và để tâm đến từng chi tiết. Tôi luôn day dứt khi mắc lỗi.

2. Mô tả viễn cảnh khi làm việc cùng bạn

Khi lập kế hoạch chăm sóc vật lý trị liệu cho một cầu thủ, tôi luôn điều chỉnh kế hoạch theo sát nhu cầu của họ. Vì chúng ta không thể làm công việc này nếu thiếu đi cách riêng và sự thấu cảm nên tôi luôn cảm thấy bản thân là một phần trong đội ngũ lớn hơn, như thể tôi được trở lại sân một lần nữa.

Phần thân của thư xin việc đã nêu những lập luận thuyết phục và thành tựu ấn tượng không thể phủ nhận qua các gạch đầu dòng. Khi viết kết luận, bạn nên mô tả một số nét cá nhân đặc biệt hơn.