Định dạng tốt nhất mẫu tham khảo cover letter trợ lý hành chính
Với định dạng cover letter hợp lý, bạn có thể trình bày kinh nghiệm và trình độ của mình một cách hiệu quả nhất.
Định dạng cover letter trợ lý admin phải có các yếu tố sau:
- Phần đầu trang cover letter
- Chào hỏi / lời chào
- Phần giới thiệu cover letter
- Đoạn giữa (thân bài)
- Đoạn kết của cover letter (kết luận và kết thúc)
Định dạng của cover letter trợ lý admin phải nêu tổng thể tầm nhìn về cách bạn tạo thuận lợi cho admin. Thật dễ để tự gọi mình là “hữu ích” nhưng không dễ để mô tả chi tiết cách bạn tự tin thực hiện đa nhiệm vụ, hiểu phong cách làm việc của cấp trên và mong muốn tìm hiểu các thông tin cụ thể của ngành. Mẫu cover letter ở cuối đoạn này là minh họa rõ ràng về cách tiếp cận này.
Hướng dẫn cover letter toàn diện cung cấp lời khuyên chung hơn về cách biên soạn cover letter, nhưng bên dưới bạn sẽ tìm thấy lời khuyên cụ thể về cách tối đa hóa hiệu quả của từng đoạn và mục cụ thể.
Phần đầu trang cover letter
Trước đây, phần đầu trang đóng vai trò quan trọng trong việc xác định địa chỉ nhận cover letter. Ngày nay, hầu hết các đơn xin việc được gửi trực tuyến, vì vậy mục đích chính của phần đầu trang là xác định tài liệu thuộc về bạn. Trong nhiều tổ chức lớn, cover letter có thể chuyển từ bộ phận này sang bộ phận khác. Điều quan trọng là phần đầu trang của bạn phải thể hiện thông tin cần thiết, như tên, số điện thoại và các chi tiết liên hệ khác để nhà tuyển dụng có thể nhanh chóng và liên hệ với bạn.
Mục đích của phần đầu trang cover letter: Bao gồm thông tin liên lạc quan trọng. Thu hút sự chú ý vào chính bức thư và khiến nhà tuyển dụng dễ nhớ.
Lời chào trong cover letter
Lời chào của bạn là một đoạn ngắn, nhưng đó là một trong những điều quan trọng nhất để thể hiện bạn hiểu được giọng điệu chuyên nghiệp của nhà tuyển dụng tiềm năng. Theo nguyên tắc chung, nếu bạn không rõ nên sử dụng giọng điệu nào, tốt hơn là bạn nên dùng lời chào trang trọng hơn, bao gồm cả việc sử dụng họ của nhà tuyển dụng (nếu biết). Tuy nhiên, có một số trường hợp sử dụng lời chào đơn giản có thể khiến nhà tuyển dụng thấy bạn thực sự phù hợp với nơi làm việc. Nói chung, những lời chào hỏi như “Xin chào anh chị” có tác dụng tốt hơn nhiều khi gửi cover letter trong phần nội dung của email.
Mục tiêu của lời chào trong cover letter: Bắt đầu bức thư của bạn theo cách ghi nhận giọng điệu chuyên nghiệp của công ty.
Phần giới thiệu trong cover letter
Là trợ lý hành chính, bạn phải có những kỹ năng chính là giao tiếp tốt và cung cấp dịch vụ khách hàng hiệu quả. Bạn có thể chứng minh những đặc điểm đó ngay từ đầu bức thư bằng cách giới thiệu bản thân theo cách thân thiện và thu hút được sự chú ý. Không có cách tiếp cận duy nhất nào phù hợp với tất cả mọi người, nhưng việc cung cấp mẩu chuyện nghề nghiệp phù hợp hoặc lời tuyên bố mạnh mẽ khác có thể làm mốc hướng dẫn người đọc trong suốt phần còn lại của bức thư. Ngoài ra, bạn sẽ vượt trội hơn so với những ứng viên thể hiện sự quan tâm đối với vị trí tuyển dụng XYZ theo cách nhạt nhẽo.
Mục đích của phần giới thiệu trong cover letter: Thu hút sự chú ý của người đọc bằng câu dẫn mạnh mẽ và thú vị dẫn vào phần thân của bức thư.
Khéo léo mô tả khả năng đa nhiệm và niềm đam mê công việc. Câu đưa ra ý tưởng về những gì sắp xảy ra và thể hiện tính cách của người viết.
Phần giữa (phần thân) của cover letter
Phần thân là nội dung chính của bức thư. Đây là cơ hội để bạn đi sâu hơn vào thành tựu, động lực và kỹ năng giỏi nhất của mình. Mục tiêu là minh họa những thành công thông qua các ví dụ nhanh giải thích tình huống cụ thể, hành động của bạn và sự thay đổi tích cực mà hành động đó mang lại. Đây là cơ hội để bạn trình bày về những khía cạnh mà CV chưa thể hiện đầy đủ quyết tâm hoặc khả năng của bạn. Cần đảm bảo thông tin ngắn gọn và chỉ bao gồm thông tin phù hợp để người quản lý tuyển dụng muốn gặp nói chuyện với bạn để tìm hiểu thêm. Phần giữa bên dưới từ mẫu cover letter sử dụng dữ liệu cụ thể để củng cố quan điểm của bạn.
Mục đích của phần nội dung trong cover letter: Đi sâu chi tiết về những trải nghiệm thú vị nhất của bạn, đề cập các chiến lược giải quyết vấn đề, giới thiệu kỹ điểm mạnh và phong cách làm việc của bạn.
Phần kết trong cover letter
Bạn cần kết thúc bức thư bằng câu ghi chú tích cực có thể giải đáp câu hỏi của người đọc, “Người này làm được gì hữu ích cho công ty của tôi?” Một phần rất quan trọng của phần kết luận là lời kêu gọi hành động. Lời kêu gọi hành động mời gọi nhà tuyển dụng liên hệ với bạn và ở đây bạn có thể đề cập đến cả thông tin liên hệ nếu muốn. Bạn cần tỏ ra lạc quan và tự tin chứ không phải tự đề cao. Sau đó, kết thúc bức thư bằng lời tạm biệt chuyên nghiệp. “Trân trọng”, “Kính thư” có thể phù hợp với nhiều ngành khác nhau.
