Mẫu tham khảo thư xin việc Kế toán

Tại sao bạn cần có cover letter cho nghề kế toán

Cover letter là cách tiếp cận cá nhân của bạn với nhà tuyển dụng. Đó là nỗ lực để bạn để thiết lập cuộc trò chuyện giữa người với người và cuối cùng có thể khiến bạn có được công việc. Mục đích của bức thư là phác thảo kinh nghiệm, kỹ năng và trình độ, và mục tiêu là để bạn tối đa khả năng nhận được công việc. 

CV cũng tương tự như vậy, nhưng CV là danh sách khách quan hơn về quá trình làm việc và học vấn của bạn. Cover letter là cơ hội để bạn nói chuyện trực tiếp với nhà tuyển dụng tiềm năng ở cấp độ cá nhân. Đôi khi, có nhà tuyển dụng còn yêu cầu bạn không gửi cover letter, hoặc có lẽ hệ thống tuyển dụng của họ chỉ cho phép tải lên CV. Trong trường hợp như vậy, bạn không phải làm theo yêu cầu của công ty. 

Nhưng trừ khi nhà tuyển dụng đưa ra yêu cầu cụ thể là không gửi kèm cover letter, bạn nên luôn đính kèm cover letter cùng với đơn xin việc. Việc không ổn duy nhất là khi bạn viết cover letter xấu quá hoặc định dạng không phù hợp. Nhưng khi làm đúng, cover letter chắc chắn sẽ giúp bạn thành công cao hơn.

Định dạng phù hợp nhất cho cover letter kế toán

Cover letter cho bất kỳ nghề nào đều thường có cùng cấu trúc:

• Phần đầu trang
• Lời chào
• Giới thiệu
• Phần thân
• Kết luận và chữ ký.

Kế toán - Những thành phần trong cover letter kế toán

Hãy xem xét từng thành phần này, mục đích và cách thực hiện đúng.

Hướng dẫn cover letter toàn diện của chúng tôi cung cấp lời khuyên tổng quan hơn về cách soạn thảo cover letter và nhiều ví dụ về cover letter. Nhưng dưới đây, bạn sẽ xem lời khuyên cụ thể về cách tối đa hóa hiệu quả của từng đoạn văn và mục cụ thể cho kế toán viên.

Phần đầu trang cover letter

Mục đích của phần đầu trang thư là để cung cấp thông tin liên hệ cá nhân, bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại và email. Phần này cũng tạo hình ảnh thương hiệu trực quan phù hợp với CV và bạn hoàn toàn có thể để phần đầu trang của CV và cover letter giống nhau. 

Tên của bạn thường phải là mục đầu tiên và to nhất trên trang này, thể hiện sự tự tin và khiến bạn trở thành ứng viên nổi trội hơn. Nếu cover letter của bạn được in ra và đặt trong chồng 10 hồ sơ khác, nhà tuyển dụng sẽ dễ dàng tìm thấy tên bạn ở trên cùng. 

Định dạng truyền thống cho tất cả thư từ công việc bao gồm địa chỉ gửi thư trả lại của người gửi. Trong thời đại kỹ thuật số ngày nay, địa chỉ gửi thư không phải lúc nào cũng là cần thiết, nhưng bạn nên thêm vào trừ khi có lý do không cần thiết. Ít nhất, bạn nên liệt kê thành phố và tỉnh (và có thể là quốc gia) nơi bạn sinh sống.

Một chức năng khác của phần đầu trang là tạo ra yếu tố thiết kế đẹp mắt trên trang vốn chỉ có các khối văn bản màu đen. Phần đầu trang mang đến chút màu sắc, có thể là ảnh của chính bạn và các yếu tố thiết kế giúp bức thư của bạn trông thú vị hơn.

Mục tiêu của phần đầu trang trong cover letter: Nổi bật so với nhiều ứng viên kế toán khác nhờ phần đầu trang trông bắt mắt giúp xác định bạn là ai và cách nhà tuyển dụng có thể tiếp cận bạn.

Lời chào trong cover letter

“Kính gửi ông (hoặc bà) Xxxxxxx:” là công thức đơn giản và đáng tin cậy nhất để viết lời chào, còn được gọi là phần chào hỏi. Bạn không thể nhầm lẫn ở phần này, không được nhầm lẫn sai chính tả về tên hoặc sai giới tính!

Tuy nhiên, thời đại của email đã thay đổi rất nhiều quy ước từng được coi là không thể vi phạm. “Lời chào hỏi” hoặc “Lời chào” thường được dùng để thay thế cho phần “Kính gửi” và dấu hai chấm ở cuối giờ đây thường được thay thế bằng dấu phẩy. Nghiên cứu công ty mà bạn đang nhắm đến để hiểu mức độ trang trọng thích hợp, dựa trên hình ảnh thể hiện của mà công và vị trí bạn đang tìm kiếm. Và hãy cẩn thận đừng quá trang trọng trong bức thư bạn viết cho người lạ, người có khả năng mời bạn làm việc. 

Mục tiêu của lời chào trong cover letter: Bắt đầu bằng cách nói chuyện thân thiện, chuyên nghiệp, trực tiếp với nhà tuyển dụng.

Ví dụ về lời chào trong cover letter có thể điều chỉnh

Phần giới thiệu trong cover letter

Sẵn sàng, chuẩn bị, viết! Đoạn đầu tiên của bức thư nên viết một hai câu hấp dẫn, chân thành, thu hút sự chú ý, xác định công việc bạn đang tìm kiếm và cho biết nhanh về lý do tại sao bạn sẽ là ứng viên xuất sắc cho công việc. Phần giới thiệu được cho là đoạn quan trọng nhất trong bức thư của bạn vì là phần đầu. Chúng ta đều biết rằng cơ hội luôn bắt đầu từ ấn tượng đầu tiên. Bất kỳ lỗi nào trong phần giới thiệu như lỗi đánh máy, giọng điệu vụng về không phù hợp sẽ để lại ấn tượng xấu ngay từ đầu. 

Nên viết phần giới thiệu bằng ngôn từ sống động và tràn đầy năng lượng nhưng vẫn chuyên nghiệp để tạo nên giọng điệu cho phần còn lại của bức thư. Không viết nhàm chán hoặc nhạt nhẽo, cũng như không nên vượt qua ranh giới trở nên suồng sã hoặc kiêu ngạo quá mức. Phần giới thiệu hoàn hảo sẽ lôi kéo người đọc muốn đọc tiếp. 

Câu trích dẫn hướng dẫn nói trước công chúng áp dụng hiệu quả cho phần viết này: “Nói với họ những gì bạn định nói, sau đó nói với họ, sau đó nói với họ những gì bạn đã nói với họ.” Phần giới thiệu là phần để bạn “nói với họ những gì bạn định nói với họ”.

Mục tiêu của phần giới thiệu trong cover letter: Thu hút nhu cầu tuyển dụng cụ thể của nhà tuyển dụng bằng cách nhấn mạnh giá trị mà bạn sẽ mang lại ở vị trí nhân viên kế toán.

Ví dụ phần giới thiệu trong cover letter có thể điều chỉnh

Phần thân trong cover letter (hoặc phần giữa)

Đây là phần bạn “nói với họ”. 

Phần thân của cover letter là mục chính của bạn. Phần này nên có hai đến ba đoạn tập trung vào quá trình làm việc, thành tích tại nơi làm việc, các chứng chỉ kế toán, các kỹ năng và niềm đam mê giúp bạn trở nên xuất sắc trong công việc. Khi xem lại lịch sử làm việc, hãy làm nổi bật những thành tích công việc cụ thể. Càng cụ thể càng tốt, kể tên các sự kiện, số liệu và câu chuyện bằng cách sử dụng các động từ hành động mạnh mẽ để minh họa cho những thành công đã được chứng minh.

Trong đoạn cuối của phần nội dung bức thư, bạn có thể chuyển từ việc nói về quá khứ sang trình bày về các kỹ năng tổng thể và các phẩm chất khác giúp bạn trở thành ứng viên lý tưởng cho công việc. Bạn cũng có thể trình bày những đóng góp của bạn sẽ giúp ích cụ thể cho công ty mà bạn ứng tuyển như thế nào. Luôn nhớ rằng mục đích của cover letter không phải để thể hiện lý do vì sao bạn xứng đáng, mà là để thuyết phục người phỏng vấn rằng bạn có thể giúp giải quyết vấn đề của công ty và giúp công ty trở nên vững mạnh hơn.

Mục tiêu của phần thân cover letter: Khiến nhà tuyển dụng tin vào khả năng của bạn với tư cách là kế toán viên xuất sắc.

Cách kết thúc cover letter kế toán (kết luận và ký tên)

Đây là phần để bạn “nói với họ những gì bạn đã nói với họ.” Đoạn cuối phải là bản tóm tắt ngắn gọn về phần giới thiệu và phần thân của bức thư, đồng thời cũng phải là lời kêu gọi hành động. 

Ví dụ: "Liệu tôi có thể gọi lại cho anh chị vào tuần tới để hỏi về khả năng sắp xếp cuộc phỏng vấn không?"

Một câu hỏi như thế này có thể khiến người phỏng vấn của bạn phải suy nghĩ: “Chà, ứng viên này thực sự muốn nhận được phản hồi”. Và đó đúng là hiệu quả mà bạn muốn đạt được. Rõ ràng là bạn muốn là nhà tuyển dụng không để lá thư của bạn sang một bên và bỏ qua. 

Cách kết lại theo truyền thống của tất cả các loại thư công việc, kể cả cover letter, là một câu đơn giản “Trân trọng” hay “Kính thư”, rồi đề tên của bạn. Chữ ký tay là không cần thiết trừ khi bạn gửi bản in cover letter.

Mục đích của phần kết trong cover letter: Kết thúc bằng lời kêu gọi hành động, tốt nhất là có thể dẫn đến một cuộc phỏng vấn.

Tâm lý học của bản văn thuyết phục: phụ thuộc vào kỹ năng của bạn

Một số bài viết là để cung cấp thông tin, một số nhằm mục đích giải trí, nhưng cover letter thuộc thể loại văn bản thuyết phục. Theo đúng nghĩa đen, bạn đang cố khiến người đọc làm điều gì đó khác biệt sau khi xem lá thư của bạn. Và để làm được điều đó, bạn cần áp dụng một chút tâm lý học. Các nhà tâm lý học cho biết bộ não con người hoạt động ở cả mức độ cảm xúc và lý trí. Phản ứng cảm tính thường nhanh hơn và tự động hơn, nhưng mạnh mẽ vì cảm xúc chạm vào chúng ta ở góc độ cá nhân riêng tư. Phản ứng lý trí sẽ chậm hơn, cân nhắc hơn và có tính phân tích hơn, đó chính là phản hồi mà bạn cần để có ai đó cân nhắc việc gọi bạn đến phỏng vấn.

Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng cách tiếp cận theo cảm tính có thể khiến chúng ta dễ được tiếp nhận hơn so với cách tiếp cận theo lý trí. Bạn hãy tận dụng lợi thế của cả hai cách tiếp cận này. 

Đây là ví dụ về ngôn ngữ trong cover letter thu hút cảm xúc hơn là lý trí:

“Tôi là kiểu người thích những con số. Tôi thích thử thách trong việc tổ chức và phân tích thông tin phức tạp cũng như tạo ra các báo cáo chính xác và phù hợp, và tôi rất dị ứng với việc mắc lỗi

Việc nói cho nhà tuyển dụng tiềm năng biết cảm nhận của bạn về công việc có vẻ quá riêng tư, nhưng toàn bộ mục đích của cover letter là để đưa ra lời kêu gọi mang tính cá nhân. Nó khiến người phỏng vấn thấy bạn là con người, và sẽ khiến họ có nhiều khả năng chú ý hơn khi bạn chuyển sang những nhận định hợp lý hơn liên quan đến các sự kiện, số liệu và trích dẫn.

Giọng điệu

Nghiên cứu mục tiêu, từ danh sách việc làm đến trang web của nhà tuyển dụng, đến bài đăng trên mạng xã hội, để xem kiểu ngôn ngữ mà họ dùng để nói với khách hàng. Sau đó, áp dụng giọng điệu tương tự, không phải bắt chước, nhưng sử dụng cùng mức độ trang trọng hoặc ít trang trọng.

Ngoài ra, hãy xem xét vị trí của bạn so với công ty. Bạn là sinh viên đại học đang xin thực tập, hay bạn đang tìm kiếm vị trí kế toán cấp cao tại công ty lớn? Tìm giọng điệu thích hợp khi xét bạn là ai và bạn đang nói chuyện với ai.

Tự tin luôn tốt, nhưng tự tin thái quá thì không. Hãy đặt mình vào vị trí của người đối diện và thử tưởng tượng xem người đó sẽ nghĩ gì về cách tiếp cận của bạn.

Ví dụ về các lỗi phổ biến trong cover letter kế toán và cách tránh

Dưới đây là một số sai lầm phổ biến khi viết cover letter:

1. Sao chép-dán, để tạo ra bức thư chung chung có thể gửi cho bất kỳ ai. Bạn cần thể hiện mình đã tìm hiểu về công ty mà bạn đang nhắm đến và thư xin việc được gửi riêng cho công ty.
2. Lỗi đánh máy hoặc các lỗi khác về chính tả, ngữ pháp hoặc chấm câu. Một trong những phẩm chất quan trọng nhất của kế toán là sự chính xác, vì vậy mọi lỗi trong thư của bạn đều bị phán xét. Bạn tuyệt đối không được cẩu thả. Nếu bạn không thích viết lách, hãy tìm người biên tập đọc và sửa lại cho bạn.
3. Thư dài dòng, cồng kềnh đầy những lời PR sáo rỗng. Bạn đã bao giờ cho biết bạn là “người làm việc nhóm” hay người khởi đầu “tự thân” chưa? Kiểu nói đó vốn phổ biến trong các bức thư giới thiệu vào năm 1985 và được lặp lại hàng triệu lần cho tới nay. Sử dụng ngôn ngữ táo bạo và độc đáo, không dùng từ chung chung hoặc thông dụng quá.
4. Lỗi định dạng trong thiết kế, phông chữ hoặc loại tệp. Sai lầm đáng tiếc nhất mà bạn có thể mắc phải là gửi cover letter ở định dạng hoặc tệp mà người nhận thậm chí không thể mở được. Hoặc người nhận có thể đọc được thư của bạn, nhưng thư mở được trong ứng dụng khác khiến văn bản bị xáo trộn và các mục bị lộn xộn. Để tránh sai lầm này, hãy đọc tiếp.